Comment limiter les interruptions et les différés ?
Combien de temps par jour parvenez-vous à travailler de manière homogène sans interruptions ? Reprenez cette question pour la semaine, le mois ou l’année. Il parait que de nos jours, le temps moyen de travail continu est de 12 min. Des interruptions intempestives et irrésistibles surviennent toujours quand vous êtes concentrés. Ces suspensions émanent de partout et de tout, de vous, de vos outils de travail, de vos collaborateurs etc. Vous n’y croirez peut-être pas et c’est normal, mais cela vous fait perdre énormément de temps. Ces freins d’élan sont sources de stress et d’abandon de certain de vos projets. Sune Carlson (professeur suédois dans les années 50 ) résume ce phénomène dans ce postulat : « tout travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que s’il est réalisé en plusieurs fois ». Pas besoin d’opinion d’expert pour faire le constat. Faites l’expérience vous-même et observez le résultat. Puisqu’on y est, on pourrait évoquer les facteurs qui perturbent tant la concentration. Pourquoi interrompez-vous votre travail ? Pour des entretiens au téléphone, des échanges imprévus avec des collègues, pour vous déplacer d’un bureau à l’autre, pour lire un mail, un texto … une chose est sûre, vous êtes conscients des pertes que cela occasionne. Et vous avez tenté à maint reprises de lutter contre cela mais en vain. En tout cas c’est un sérieux problème de gestion de temps et d’énergie. Afin de vous aider à mettre un terme à ce phénomène,
Voici quelques conseils pratiques pour limiter les interruptions et chasser les différés
– Regroupez vos appels téléphoniques à une certaine heure
Vous vous dites sans doute, cela est possible pour les appels sortants, et les appels entrants dont je ne contrôle pas l’émission que dois-je faire ? Le problème de gestion de temps est le vôtre pas celui de votre interlocuteur. Alors il vous revient de lui faire comprendre qu’il doit vous rappeler ultérieurement. C’est vrai, il vous aurait déjà interrompu certes, mais vous n’y perdez pas beaucoup de temps. Plus le temps de suspension est court, plus vous y remettez vite. En outre, par cette décision, vous faites savoir à vos partenaires que vos entretiens téléphoniques sont calés à des heures précises. Ce qui vous permettra, à la longue, d’être tranquille pendant vos heures d’intense travail ;
– Programmez toujours vos rendez-vous
Vous devez clairement fixer des jours de réception et le faire savoir à vos partenaires. En ce qui concerne les rendez-vous, il ne faut les accepter que certains jours. Planifiez vos entrevus de sortes qu’ils n’interrompent pas vos moments de concentration mais qu’ils fassent partie de vos tâches prévues ;
– Ne laissez personne arrêter votre élan
Tant que vous n’avez pas terminé le travail entrepris, l’appel téléphonique ou tout autre tâche entamée, n’accepter aucune interruption. Ceci vaut, que vous soyez au bureau, sur le terrain ou en ligne ;
– Éduquez votre entourage
Faites savoir à votre entourage (famille, collègues, collaborateurs…) les exigences de votre travail et la nécessité de pouvoir travailler en continu sur certains projets. Montrez leur les usages que souhaitez qu’ils adoptent en ce sens ;
– Mettez en place un filtre
Si vous avez un secrétaire, faites lui jouer le filtre d’accès à votre bureau ;
– Apprenez à dire « non »
Comment dire non sans offenser l’autre, du reste c’est ce que croit la plupart des gens. Comment dire « non » à votre meilleur ami qui veut que vous l’accompagniez, comment dire « non » à un collègue qui vous demande un service … sachez que vous pouvez dire non sans compromettre votre relation. Un « non » franc et vrai vaut mieux, pour tous, qu’un « oui » contraint ;
– Ne remettez pas indéfiniment à plus tard
Plus vous suspendez, plus la tendance à différer s’installe peu à peu. Reprenez la tâche dès que vous pouvez, achevez là, avancez, faites le nécessaire, quitte à dépasser les heures habituelles de travail ;
– Prenez vos décisions sans différer
Plus souvent, on se permet des moments d’indécision par perfectionnisme, par passivité ou par peur de risque. Cela doit cessez pour vous, parce que cette attitude vous fait perdre du temps et vous empêche d’agir au bon moment ;
– Commencez toujours par le plus difficile ou le nouveau
Il est conseillé de commencer, au début de la journée, de la semaine, par les tâches difficiles, les nouveaux projets, ce que vous aimez le moins.
Notez bien
Personne ne travaille mieux que lorsqu’elle est seule ;
Demain est un autre jour, qui vient avec ses problèmes ;
Un travail interrompu reste en suspens, il vous attend.
