La délégation fait partie intégrante du management des hommes. C’est ainsi que la question de comment réussir sa délégation est courante. La délégation est le fait pour un dirigeant de conférer l’autorité à un autre dirigeant pour réaliser des tâches particulières, et le rend responsable des résultats à atteindre. Ainsi donc la délégation comporte des implications qui engagent la responsabilité autant du déléguant que du délégataire. Il importe donc, avant de s’y engager, de connaitre ces implications afin non seulement d’admettre la délégation comme un moyen de dynamisation des collaborateurs mais aussi et surtout de lui donner toute sa place dans le système de management en général. Sept (07) règles à respecter et vous obtiendrez les résultats tant espérés.
1Corrigez votre attitude
Vous êtes un manager pétri de qualités, d’expériences et vous avez une confiance inébranlable en vous. C’est bien. Mais comme on le dit, ça ne suffit pas. D’aucuns estiment que déléguer quelque tâches à ses collaborateurs c’est faire preuve incompétence et que la meilleure façon de prouver qu’on peut et sait les faire serais de les accomplir par soi-même. Erreur ! Sachez-le, la qualité de votre management et de votre leadership sera mesurée à votre capacité à faire faire des choses et à obtenir des résultats. Alors commencez par Faire confiance à la personne à qui vous déléguez et soyez prêt à assumer les risques éventuels d’échecs comme un manager responsable. Définissez les tâches à confier, réfléchissez aux compétences et aux qualités requises pour mener à bien ces missions et attribuez-les aux collaborateurs les plus qualifiés. Découvrez comment changer son attitude pour devenir charismatique
2 Sachez « quoi déléguer ? » et « jusqu’où déléguer ? »
La délégation motive les collaborateurs et leur permet de se former à l’exercice de l’autorité et de la responsabilité. Ainsi donc, vous devez déléguer autant de tâches que possible et ce, jusqu’à l’échelon le plus bas. Le projet tâche à déléguer doit l’être dans sa totalité pour renforcer l’engagement et la motivation du délégataire. Évitez de déléguer des tâches fastidieuses et difficiles ; confiez des missions qui suscitent l’intérêt et peuvent être agréables pour vos collaborateurs. Le délégataire doit être une personne dont le jugement et les compétences sont fiables. Pour ce faire, prenez en compte chez votre collaborateur : sa capacité à exécuter la tâche, sa charge de travail actuelle et son intérêt personnel et professionnel dans la réalisation de la tâche.
3Échangez avec le délégataire autour de la mission à lui confier
Vous devez expliquer à votre collaborateur dans les moindres détails les contours de la délégation notamment les objectifs clairement établis et motivants, l’enjeu de la tâche en question et comment cela s’intègre dans la stratégie globale de l’organisation. Ne manquez pas de lui expliquer les obstacles éventuels et que des collègues peuvent être concernés puis décrivez leur rôle. Orientez-vous sur l’obtention d’un résultat et non sur l’exécution d’une méthode ; précisez les ressources et l’aide que vous lui fournirez et en même temps la responsabilité qui lui incombe. Discutez maintenant des moyens de contrôle notamment des indicateurs d’efficacité et des critères d’évaluation qui vous permettent d’apprécier la mission tout en avertissant sur les conséquences. Faites-lui part de vos attentes, pour quand et comment seront mesurés les résultats.
4Accordez l’autorité suffisante
Pour que le délégataire puisse atteindre les objectifs qui sont les siens, il doit jouir d’une autorité suffisante. Définissez donc clairement ses responsabilités et ses pouvoirs ; Puis, portez-les à la connaissance du reste de l’équipe. Vous susciterez ainsi un sentiment de responsabilité commune pour les objectifs de l’équipe et de l’entreprise. Évitez d’ailleurs de morceler un projet en déléguant ses tâches à différentes personnes car vous prenez le risque qu’à la fin, personne ne se sente réellement « responsable » de la mission sauf si la charge de la mission est si importante que la confier à une seule et même personne serait trop écrasant. Même si votre collaborateur décide de déléguer certains aspects de la mission, il demeure le seul responsable.
5 Affectez les moyens et le soutien adéquats
Aucun résultat ne pourra être atteint et aucune délégation ne saurait réussir si vous déléguer uniquement l’autorité. Tout résultat a un coût et nécessite donc des moyens. Veuillez alors à allouer les ressources nécessaires à votre délégataire. Vous devez également préciser quel degré d’aide vous être prêt à apporter. Vous pouvez aussi lui demander directement quelle aide il attend de votre part pendant la mission. Au besoin, envisagez de le former pour lui conférer une plus grande autonomie dans l’exécution de la tâche déléguée. La délégation est une expérience enrichissante pour l’équipe ; donner l’opportunité à vos collaborateurs accroître leurs compétences peut aider à redorer le blason de la délégation.
6 Définir le mode de communication et de contrôle
Déléguer ne signifie pas « se débarrasser » des tâches que l’on ne voudrait pas accomplir soi-même. Vous devez donc vous informer régulièrement sur le processus de délégation. Demandez des rapports périodiques, tenez un « carnet de bord » dans lequel vous assurerez le suivi des tâches déléguées.
Maintenez une communication ouverte et objective basée sur les faits et les résultats avec votre collaborateur. Apportez tout le soutien moral nécessaire et assurez votre collaborateur de votre disponibilité en cas de besoin. Dites-lui par exemple « si vous avez n’importe quel souci ou avez besoin de quoi que ce soit, ma porte reste toujours ouverte ».
Apportez lui votre soutien sans l’envahir ni vous ériger en « donneur de leçons ». Évitez donc de solutionner les problèmes en lieu et place des personnes à qui vous déléguez des missions ! C’est infantilisant et envoie un très mauvais signe à votre équipe.
7Évaluez le processus de délégation
Une fois la mission accomplie, attendez que le délégataire vous apporte ses résultats. Mettez-lui en confiance en saluant ses réalisations et félicitez-le pour les tâches qu’il a correctement remplies. Comparez les résultats avec les objectifs et analysez les écarts éventuels. Apportez des critiques constructives basées sur les faits et les résultats du travail. Observez ensuite l’attitude de votre collaborateur face à vos critiques. Est-il réceptif ? A-t-il un comportement qui convient avec le niveau de responsabilité et d’autorité accordé ? N’oubliez pas de lui donner la parole pour s’exprimer notamment comment il a vécu cette délégation ? Enfin, envisagez des actions correctrices pour améliorer vos prochaines délégations. Vous pouvez même proposer une formation continue pour davantage développer les compétences de votre collaborateur en fonction des enseignements tirés.
Nous pensons que cet article vous a été utile. Surtout, n’oubliez pas que vous ne pouvez pas tout faire tout seul tout le temps. Vous pouvez déléguer des tâches mais jamais la responsabilité vis-à-vis de vos supérieurs.
Pour en savoir aussi plus sur la notion de la délégation, visionnez cette courte vidéo explicative.