Démarche à suivre pour rechercher et sélectionner le bon fournisseur
Savoir choisir son fournisseur est tout aussi important que n’importe quel autre choix considéré stratégique. Que vous soyez une entité de production, de commercialisation ou de prestation de service, il vous faut trouver le bon fournisseur. La sélection du parfait fournisseur requiert une compréhension des éléments qui entrent en jeux dans les opérations d’approvisionnement. Pourquoi faut-il y mettre beaucoup d’attention et de sérieux? eh bien, sachez que si vous ne trouvez pas le bon fournisseur, vous aurez constamment à faire face à certains soucis tels que :
- Les retards de livraison et ses corolaires
- Les prix d’achats imprévisibles et instables
- Des produits et services de qualité variables
- Des pénuries de stock et les difficultés inhérentes
- L’influence des fournisseurs
- Problème de trésorerie (exemple : vous achetez au comptant et vous vendez à crédit)
Il n’est nul besoin de rappeler ce que ces problèmes peuvent engendrer à votre entreprise ; en cas de retard, vous aurez des arrêts momentanés d’activité, vous allez perdre certainement des clients et au passage l’image de votre marque va en pâtir ; en cas d’approvisionnement de qualité médiocre, vos produits seront de moindre qualité aussi. En cas de pénurie, vous pouvez être amenés à payer des indemnités à vos clients. Etc.
Alors, comment sélectionner le fournisseur qui correspond à votre besoin?
On peut mettre en place un processus de sélection de fournisseur à utiliser au besoin.
D’abord, il faut identifier les entreprises qui réalisent les matières, les produits semi-finis, les services, les logiciels dont votre société a besoin dans son activité.
Quelques sources traditionnelles de recherche d’entreprise sont encore valables telles que : les annuaires téléphoniques, les agences de renseignement économiques, les registres de commerce locaux, la chambre de commerce, les réseaux sociaux d’entreprise, les expositions, etc. si ces sources vous paraissent inaccessibles, vous pouvez vous tournez vers, ce qui de nos jours est accessible à tous, internet. Bien que, dans beaucoup de pays surtout africains, le domaine du commerce électronique reste en dehors d’une règlementation formelle, internet un moyen de trouver des fournisseurs.
Ensuite, lancer un appel d’offre, , demander des factures pro-forma
Un appel d’offre est un appel aux entreprises d’un secteur donné leur demandant de présenter leurs produits, leurs tarifs ainsi que les conditions de ventes.
les canaux à travers les lesquels vous pouvez effectuer l’appel d’offre sont: les médias, les radios, les presses spécialisées, les affichages etc.
Une facture pro-forma (du latin, pour la forme) est un document commercial non comptable qui sert à présenter une offre de vente sous la forme d’une facture.
Voici les éléments qui figurent généralement sur les documents de présentation d’offre :
- Les références et désignations des produits (très importants)
- Quantité de produits voulus
- L’unité de vente (exemple : douzaine, carton, tonne, mètre, etc.)
- Le prix unitaire (très important)
- Les réductions sur les produits (très important)
- La remise sur le total de la facture (très important)
- Le transport (qui des deux, fournisseur/client, prend en charge les frais de transport [très important])
- Les conditions de paiement ( au comptant, paiement à crédit, par tranche, accepte ou non des effets de commerce, etc.[très important])
- Les Moyens de paiement (en espèces, par virement bancaire, en devise, par mandat poste etc.)
- Le délai de livraison (très important)
- Lieu de livraison (livraison à domicile, à la sortie de l’usine etc. [très important])
Enfin, sélectionner les fournisseurs suivant des critères qui conviennent à la situation de votre entreprise. Un fournisseur idéal pour une entreprise A ne l’est pas forcement pour B. il faut examiner les éléments cités en haut en fonction de la situation propre à chaque entreprise.
La sélection à proprement parler consiste à comparer les différentes offres entre elles mais aussi et surtout avec les attentes en matière de délai, coût d’approvisionnement, conditions de paiement, moyen de paiement, qualité de produits.
Et ce n’est qu’après avoir étudié les offres, choisi le fournisseur, que vous pouvez lancer en toute assurance une commande (lire l’article sur comment passer et suivre une commande)
En résumé, voici les étapes de la démarche à suivre:
- Déterminer vos besoins en matières, produits ou services
- Chercher les entreprises qui en produisent
- Demander qu’elles vous présentent leurs offres de vente
- Sélectionner le meilleur fournisseur en fonction de vos critères
- Passer et suivre la commande
- Recevoir et vérifier la livraison
- Gérer les stocks
quelques conseils:
- accordez du temps à la recherche des fournisseurs
- renseignez-vous si un point vous parait nouveau
- vérifier la situation financière des éventuels fournisseurs
- envisagez de vous approvisionner auprès de plus d’un fournisseur pour éviter la dépendance
- chercher la fiabilité, le bon rapport qualité-prix
