Tableau de bord efficace

Les Indicateurs de performance du tableau de bord sont à l’entrepreneur ce qui est au géographe pour l’orientation.

« Les plaisanciers utilisent les étoiles polaires, les bûcherons  repèrent le nord grâce au lichen sur les troncs  et les citadins savent où est le sud en repérant l’orientation des antennes paraboliques sur les balcons » ALAIN DAUTRAT. Un jeune  entrepreneur est semblable à un voyageur qui  ne maitrise  pas la géographie de la région. Tout comme cet aventurier qui a besoin de boussole, l’entrepreneur a besoin de tableau de bord.  Toutefois, Pour se  repérer au moyen d’un indicateur, il faudrait d’abord comprendre son langage ; s’assurer que ces informations sont fiables ; savoir que faire avec les informations recueillies ; veiller à la cohérence de ces données dans le temps et à tous les niveaux ; prévoir l’évolution et l’adaptation.  Le maître mot,  dont je veux vous parler, c’est le tableau de bord.  Le tableau de bord est  un ensemble d’outils qui fournissent des informations utiles en temps opportun au gestionnaire. Il est un document utile indispensable pour qui veut rester en phase avec sa  vision stratégique. Vous devez, en tant qu’entrepreneur le mettre en place, dès l’instant où vous avez pris l’engagement de vous lancer dans le business. Il vous permet de ne pas perdre de vu ce qui importe pour votre affaire

Pour élaborer un tableau, Il n’existe pas de règles universelles à observer par tous. Tout de même, un certain nombre de principes sont à respecter dans le choix des indicateurs significatifs.

–          Les indicateurs du tableau de bord doivent s’aligner sur la stratégie

–          Les indicateurs doivent être clairs et faciles à comprendre

–          Ils doivent relever de votre champ d’action

–          Ils doivent tenir comptes des contextes

Comment construire un tableau de bord efficace ?

Voici quelques éléments qui peuvent vous aider:

1.      Définir la nature du guide

Trouvez le tableau de bord comme un guide

Pour bien s’orienter, il faut savoir choisir les outils qui conviennent.  Et  on ne pourrait bien choisir les outils que si la nature des renseignements voulus est bien claire. Alors, il importe avant d’entreprendre des efforts pour mettre en œuvre un tableau, de connaitre quel type de guide vous souhaiter élaborer. On en distingue, généralement trois types :

Tableau de bord  stratégique : qui regroupe tous les outils d’alerte sur les décisions à long et moyens terme.

Le tableau de bord opérationnel : qui est l’ensemble des indicateurs d’aide à la prise de décisions d’action

Le tableau de bord analytique : qui permet d’analyser l’activité globale

Le tableau de bord expliqué par un expert

2.      Déterminer les buts

Un tableau est un outil qui doit être utilisé en permanence par le manager et ses collaborateurs. Ainsi,  pour le construire,  il faut d’abord se poser la question de savoir, à qui, il est destiné. Quelles sont les missions de ses utilisateurs ;  comment peuvent-ils  l’utiliser ; quelle est leur champ d’action sur les indicateurs ;  etc. bref, il faut tenir également compte des gouts et préférences de ceux qui vont utiliser cet instrument.

3.      Définir des objectifs mesurables

Le tableau aide à prendre des décisions; à suivre l’exécution des tâches; le déroulement des programmes; à évaluer l’accomplissement d’une tâche; à mesurer les résultats etc. il s’appuie sur les objectifs qui doivent être mesurables. De ce fait,  les indicateurs doivent être formalisés en fonction des paramètres évaluables des objectifs poursuivis.

4.      Organiser la hiérarchie du pilotage

À chaque niveau de l’entreprise, il est important de mettre en place des indicateurs de performance. Ce qui implique, qu’il y aura des tableaux de bord   à tous les niveaux. ainsi donc, Pour garder une cohérence d’ensemble, il vous faut  définir les modes d’organisation hiérarchique des indicateurs de pilotage.

5.      Définir la cadence de mise à jour

Vous pouvez choisir de mettre à jour périodiquement  ou bien de mettre à jour quand survient un incident. Pour les indicateurs d’opérations élémentaires, la mise à jour quotidienne ou hebdomadaire est adaptée. les révisions  mensuelle et trimestrielle sont réservées aux grands paramètres.

6.      Formaliser et documenter les indicateurs

Les indicateurs doivent fournir les mêmes renseignements aussi bien dans la durée, qu’à tous les niveaux de l’entreprise. Pour ce faire, une formalisation s’impose. Il faut définir clairement et rigoureusement la nature des entrées, la nature du  traitement et la nature  des données attendues  à la sortie de chaque outil employé. Les paramètres  et les configurations doivent être consignés dans de documents qui constitue la  documentation. Et l’usage de ces documents est  nécessaire à chaque fois, afin  de préserver la lisibilité, la compréhension, la pertinence de l’analyse et la fiabilité des indicateurs. Ces documents  servent  également de base pour l’adaptation ou la modulation des outils fournissant les indicateurs

7.      Identifier les sources d’information

La fiabilité d’une information est fonction de la provenance, de la source.  le tableau de bord doit être alimenté par des données dont on connait leurs sources. Les données peuvent venir du  système d’information, les réseaux externes, d’un service en particulier ou d’un collaborateur. Identifier la source des données permet de définir le degré de fiable de l’information.

8.      Choisir le support de présentation et de diffusion de résultats

Les informations peuvent être créées par vous-même ou acquises. Dans tous les cas, elles doivent être traitées pour fournier des informations synthétiques  significatives. Il vous revient de choisir avec quel outil vous voulez présenter vos indicateurs. Mais tenez bien compte de la lisibilité, la pertinence et la facilité de diffusion.  vous pouvez utiliser des logiciels de calcul et représentation graphique (comme excel), des logiciels de  gestion de projet(Microsoft Project), des logiciels de traitement  de texte comme( word), etc.

9.      Sélectionner  les indicateurs

En général, les gens préfèrent les gens utilisent les ratios. Ce n’est en aucun cas une règle. Choisissez les indicateurs qui vous parlent plus et qui vous permettent de bien suivre l’évolution de votre affaire. Les courbes, les histogrammes, les tableaux, les comparatifs sont  tous des indicateurs  de performance qui peuvent aider à la mesure de la performance et à la prise de décisions

Tout de même,  Il faut respecter quelques principes.

-sélectionner  les informations essentielles

-présenter des indicateurs clairs et pertinents

Découvrez quelques indicateurs pertinents ici

10.  Structurer  le  tableau de bord

Il faut quand-même un critère ou un  angle de vu pour lire vos indicateurs. Par exemple le tableau de bord peut -être structuré:

Par groupe d’indicateurs : il peut se présenter sous forme de tableau regroupant  chiffre d’affaire, ratios, marges, nouveaux marchés, les dettes à  échéances proches, les encaissements prochains, le niveau de stock, le niveau des prix de matières premières etc.)

Par  lien de causalité : il donne des informations sur les relations de cause à effet qui existe entre les activités menées au sein de l’entreprise (impact campagne publicitaire sur variation  de CA,  impact investissement  sur productivité, etc.)

Par catégorie d’indicateurs : on peut regrouper les indicateurs selon les gammes de produits, la nature des activités, la nature des clients, l’importance de la valeur des factures etc.

Trouvez plus de détails à travers ce lien

Le tableau de bord est également un outil de communication et de motivation.  Pour cela, Il doit être construit de manière simple (retenez que l’essentiel) et claire( indicateurs expressifs pertinents). Il doit néanmoins garder sa valeur symbolique qu’est l’efficacité. Vous devez choisir des outils performants et conviviaux. 

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